ЗОНА ОТВЕТСТВЕННОСТИ:
Организация, управление и контроль работы 2-х функциональных направлений:
1. АХО:
Руководство административным отделом в Санкт-Петербурге (3 локации) + регионы (Москва, Краснодар, Казахстан, Екатеринбург).
В подчинении офис-менеджеры, менеджер по эксплуатации, клининг. Итого 7 человек.
- Административное обеспечение полноценной работы офисов компании;
- Администрирование договоров аренды офисов: взаимодействие с арендодателями, контроль оплат и обработка закрывающих документов;
- Создание, поддержание и контроль комфорта и надлежащего состояния офисов компании: работа с клинингом, закупка и ремонт офисной мебели, организация ремонтных работ, перемещений, переездов;
- Организация рабочих мест, управление размещением;
- Организация технического обслуживания оборудования в офисах компании;
- Контроль организации и оснащения совещаний, переговоров;
- Организация и контроль жизнеобеспечения офиса: закупка воды, канцелярии, продуктов питания, расходных материалов для бюро пропусков;
- Организация работы ресепшн в центральном офисе в Санкт-Петербурге;
- Курирование travel-поддержки сотрудников: покупка билетов, бронирование гостиниц, контроль оплаты счетов и обработка закрывающих документов;
- Внедрение системы self-booking;
- Организация отправки и получения корреспонденции и посылок Почтой России и экспедиторскими компаниями;
- Внедрение централизованных инициатив, проектов в регионах;
- Поддержка отдела персонала при организации мероприятий: организация развозки, кейтеринга и клининга;
- Работа с партнерами и подрядчиками (поиск оптимальных решение и ведение договорной работы).
2. Документооборот:
Руководство отделом ассистентов отдела продаж (Санкт-Петербург, Краснодар, Москва, Новосибирск, Екатеринбург, Казахстан) В подчинении ассистенты, специалисты, менеджеры по работе с клиентами. Итого 16 человек.
- Организация и контроль электронного документооборота (создание процессов, регламентов, процедур, оптимизация и актуализация действующих процессов, автоматизация всех процессов);
- Структурирование, построение, контроль и обеспечение единого порядка и стандартов делопроизводства и работы по сопровождению менеджеров отдела продаж;
- Выставление и контроль за исполнением KPI сотрудников своего отдела: отсутствие долгов по закрывающим документам, перевод контрагентов на ЭДО и т.д.;
- Распределение, закрепление и перераспределение менеджеров по продажам между ассистентами;
- Анализ бизнес-процессов и разработка мероприятий, повышающих эффективность компании в части работы с документами;
- Организация ведения электронного архива корпоративной документации, оптимизация структуры хранения документов;
- Участие в проектах отдела продаж в рамках зоны своей ответственности.
3. Общие вопросы:
- Выявление и предоставление рекомендаций по устранению «узких мест» в зоне своих функциональных обязанностей;
- Планирование, согласование и контроль бюджета по своим подразделениям;
- Организация работы поставщиков услуг на территории компании в соответствии с утвержденными процедурами и правилами.
Требования:
- Высшее образование;
- Опыт работы от 3-х лет в аналогичной должности со схожим функционалом;
- Сильные управленческие навыки, опыт руководства коллективом от 3-х лет;
- Грамотная устная и письменная речь;
- Отличное знание делопроизводства (в том числе автоматизация);
- Навык управления бюджетом подразделения и оптимизации затрат;
- Навыки хозяйственного и административного обеспечения офиса;
- Знание правил взаимодействия с поставщиками и подрядчиками;
- Знание 1С: Документооборот, уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, Power Point);
- Клиентоориентированность и желание помогать своим внутренним клиентам в решении их задач;
- Системность, ответственность, организаторские способности;
- Аккуратность, внимательность, педантичность, требовательность, умение и стремление всё структурировать и организовывать порядок;
- Коммуникабельность, доброжелательность и порядочность;
- Проактивность и опыт внедрения процессных изменений;
- Наличие подтвержденных успешных управленческих кейсов и готовность о них рассказать.
Мы предлагаем:
- Работу в стабильной развивающейся компании с отличной репутацией;
- Официальное устройство с первого рабочего дня;
- Полностью официальную заработную плату (уровень обсуждается индивидуально в зависимости от компетенций);
- График работы 5/2 с 9 до 18, в пятницу до 17 часов;
- Современный офис с панорамными окнами в Петроградском районе (10 минут пешком от станций метро Горьковская/Петроградская);
- На выбор сотрудника: ДМС/ компенсация спорта после 6 мес. работы в компании.